Télétravail : garder le lien avec ses équipes, c’est essentiel

La situation actuelle que vit notre pays et le monde entier est sans précédent. Nous sommes beaucoup à assurer la pérennité de nos entreprises en télétravail, d’autres doivent se rendre sur site… Comment garder le lien avec ses collaborateurs et équipes ? Comment leur transmettre et partager des informations concernant l’entreprise ? Comment garder des liens sociaux et lutter contre l’isolement ?

Une solution : un groupe privé Facebook

Une tendance va pour la création de groupes privés Facebook : avec plus de 37 millions d’utilisateurs actifs mensuels en France fin 2019, vos collaborateurs en font sûrement partie.

Avant de se lancer dans la création du groupe, et même dans un contexte « urgent » de crise, l’idéal consiste à se poser les questions suivantes :

  • Quel nom pour ce groupe ?
  • Quelles informations je souhaite diffuser (les thématiques) ?
  • Quelles sont les règles du groupe ?
  • Qui seront les administrateurs et les modérateurs ?
  • Quelle image du groupe (815x315px) ?
  • Quelle description ?

Une fois décidé et clair sur les réponses aux questions précédentes, connectez-vous à votre profil Facebook : si vous n’avez pas de compte (oui ça arrive encore) vous pouvez créer un profil ici : https://www.facebook.com/

Vous n’avez pas envie d’apparaître en votre nom pour ce type de communication ? Vous pouvez créer un profil en utilisant le nom de la ville et le prénom de l’égérie de votre marque. Il faut être inventif car facebook vous oblige à avoir un nom et un prénom existant. 

Étant donné que ce groupe s’adresse à vos collaborateurs essentiellement, nous vous conseillons de créer un groupe Privé : c’est à dire que les administrateurs (Vous) seront les seuls à pouvoir accepter des personnes dans ce groupe.

Concernant le paramétrage du groupe :

  • Type de groupe : Professionnel
  • Prévoir un description de ce groupe : cette description sera visible par tous les membres facebook, soignez bien votre présentation : 
  • Pourquoi avoir créé ce groupe
  • A qui s’adresse-t-il ? 
  • Les règles :

                En rejoignant ce groupe, vous vous engagez :

                               – à ne pas diffuser les informations mises à disposition, à toute personne étrangère à l’usine

                               – à ne pas partager les informations mises à disposition sur d’autres réseaux, supports de communication

                               – à poster des commentaires / questions dans le respect de l’entreprise et des personnes (les posts seront soumis à modérateur avant publication)

  • Les sanctions :

                Tout manquement à ces règles pourrait être considéré comme un comportement déloyal vis-à-vis de l’entreprise.

                N’hésitez pas à nous faire part des informations qui pourraient vous être utiles. 

  • Vous pouvez personnaliser l’adresse web de votre groupe pour communiquer plus facilement auprès de vos équipes : 
Https://www.facebook.com/groups/nomdugroupe
  • Masquer le groupe : sélectionnez « Visible », ainsi tout le monde peut trouver ce groupe – en effet le paramètre « Masqué » implique que vous disposiez en amont la liste des comptes de vos collaborateurs. 
  • Activez les sujets de publication pour organiser vos publications.
  • Approbation d’adhésion : sélectionner « Administrateurs et modérateurs uniquement », ce qui veut dire que vos collaborateurs ne peuvent valider l’ajout de personnes dans ce groupe sans validation des administrateurs et modérateurs. 
  • Demandes d’adhésion : « Poser des questions ». Les profils Facebook de vos collaborateurs n’utilisent pas forcément leurs noms et prénoms en nom propre, certains utilisent des pseudos 😉 Plutôt simple de définir les questions au sujet de votre entreprise.
  • Demande d’adhésion de pages : Ne pas autoriser les pages à adhérer en tant que membres. 
  • Permissions de publications : « Tout le monde dans le groupe » (vous autorisez les publications mais la case du dessous vous permet de modérer)
  • Validation des publications : sélectionner « Les publications du groupe doivent être approuvées par un administrateur ou modérateur ». En effet, vous ouvrez un espace de dialogue qui mérite modération. 
  • Les commentaires restent cependant à la portée de tous et ouverts.

Quoi diffuser ?

Vous disposez désormais de votre groupe privé Facebook mais quoi diffuser ? Voici quelques idées de contenus : 

  • Informations du site –  la vie d’entreprise :
    • Protéger les employés qui sont encore sur site (consignes, les stocks de masques, le nettoyage de surfaces, où trouver le matériel)
    • Transparence des informations : les cas de Covid-19 sur site et à l’extérieur 
    • Les missions d’utilité publique que votre entreprise peut mettre en place (au niveau local voir national ou international)
    • Le support des équipes sur site
    • Les équipes en télétravail qui garantissent le support aux équipes opérationnelles !
    • Les prochains évènements. 
  • Vos partages 
  • Prévention
  • Télétravail 
  • Un peu d’humour
  • Comment occuper ses enfants

Utilisez ce canal pour garder le lien grâce à un « café virtuel » tous les matins (vous pouvez utiliser Teams, Hangout, Messenger, WhatsApp pour tous vous voir !). Un bon moment tous ensemble pour démarrer la journée.

Profitez-en pour remercier toutes vos équipes qu’elles soient sur site ou en télétravail, pour soutenir ou entretenir l’esprit d’équipe et la fierté d’appartenance à votre entreprise.

Pour toutes vos communications avec votre équipe, engagez-vous en réalisant des vidéos en direct (prise de parole de responsables de services, des équipes sur le front, des équipes en télétravail tout en respectant un thème bien défini). Demandez également à ceux qui sont sur le terrain de filmer par exemple en direct le nettoyage des surfaces ou toute autre mission illustrant votre engagement pour vos équipes, pour leur santé et pour vos clients. 

Le confinement, c’est barbant et/ou usant ? Remplacez les petits moments « off » du quotidien (café, blagues…) par des sondages ou des jeux, comme par exemple la meilleure playlist à écouter en confinement en promettant à celui aura obtenu le plus de vote de la diffuser dans l’entreprise quand on sera tous de retour. Pour participer, on commente en proposant sa playlist et pour voter on utilise les réactions ! On peut aussi aller sur le livre, le jeu, le film ou encore la série du confinement ! 

Peur de ne pas maîtriser, de ne pas vous en sortir ?

Tout ne sera peut-être pas parfait, c’est certain. Les uns seront engagés, les autres non. Parfois la connexion Internet fonctionnera très bien, parfois non. Dans tous les cas, vous aurez fait quelque chose et vous vous serez engagé : et ça, on ne peut pas vous le reprocher.

Soyez prudent restez chez vous et prenez soin de vous !